FelienDeRidder

Als ondernemer heb je het druk, je moet veel ballen in de lucht houden, de telefoon gaat continue en jouw mailbox stroomt vol. Onderdeel van jouw ondernemerschap is het maken van afspraken met klanten, leveranciers, personeel en andere relaties. Veel afspraken worden mondeling gemaakt, dat is wel zo praktisch en makkelijk. Vaak gaat dat ook goed. Toch geef ik altijd het advies om afspraken op papier te zetten, vooral die afspraken waarmee veel geld is gemoeid of een afspraak die wat langer duurt.

Waarom zou je een afspraak op papier zetten?

• Je kunt niet alles onthouden.
• De wederpartij kan ook niet alles onthouden
• Jouw herinnering van de afspraken komt niet overeen met de herinnering van de wederpartij.
• Je wilt jouw rechten beschermen en je wilt de ander herinneren aan diens verplichtingen.
• Een mondelinge afspraak is wel heel rekbaar.

Ja maar, ik heb geen tijd om alles op papier te zetten.
Een heel herkenbaar en valide argument. Maar ga eens bij jezelf na wat het aan tijd kost als het mis gaat met de afspraak. Het gehakketak over wie nu gelijk heeft is tijdrovend en levert negatieve energie op. Het is altijd beter om iets op papier te hebben, dan helemaal niks. Geen tijd? Stuur de ander een mailtje met een puntsgewijze opsomming van de afspraken. Op dat moment ligt er al iets vast.

Ja maar, ik vertrouw de ander (een man een man, een woord een woord).
Kun jij je nog herinneren wat je op de eerste woensdag van de vorige maand hebt gegeten? En als dat lukt, kan jouw wederpartij zich ook nog herinneren wat hij/zij op die dag heeft gegeten? Hiermee wil ik duidelijk maken dat we simpelweg niet alles kunnen onthouden. Het gaat dus niet eens om vertrouwen in de ander, maar om vertrouwen in jezelf en of je alles kunt onthouden. Voorkom onduidelijkheid door afspraken op papier te zetten. Over herinneren gesproken en iets vastleggen:

“Ik ben al blij dat ik bij parkeren in een parkeergarage
een foto met mijn smartphone kan nemen van de plaats
(verdieping/vak) waar ik mijn auto heb geparkeerd. Als
ik dan drie uur later terugkom weet ik tenminste waar
ik mijn auto heb geparkeerd”.

Kun je wel alles op papier zetten?
Je kunt alles op papier zetten, maar niet elke afspraak is ook juridisch bindend. Soms zijn er wettelijke spelregels waar je eenvoudigweg niet van af kunt wijken. Zelfs niet als je gezamenlijk besluit om toch wel af te wijken. Om misverstanden te voorkomen is het in voorkomende gevallen raadzaam een jurist te raadplegen of jullie afspraken juridisch door de beugel kunnen.

Moet dat allemaal in juridische taal?
Nee, dat hoeft niet. Het is belangrijk dat je iets op papier zet en dat mag ook in eigen bewoordingen. Het is wel raadzaam om bij belangrijkere afspraken (hoogte financieel belang en/of duur waarvoor de afspraak geldt) de overeenkomst op te laten maken of te laten toetsen door een jurist. Een onduidelijke overeenkomst is namelijk ook een bron voor conflicten. En één woord of een zin kan al snel onduidelijk of dubbelzinnig zijn.

“Ik kocht bij een garage een tweedehands auto en de
garagedealer vertelde me dat de achterruit stuk was.
Ik zag geen noemenswaardig gebrek aan de achterruit.
Dus kocht ik de auto voor de gevraagde prijs. Totdat ik
wilde wegrijden en bleek dat de “achteruit” het niet deed.”

Ja maar, mijn wederpartij wil de overeenkomst niet ondertekenen.
Ook een niet ondertekende overeenkomst kan juridisch bindend zijn. Als partijen iets op papier hebben gezet en volgens die afspraken verder hebben gehandeld, dan is die overeenkomst gewoon een belangrijk stuk. Mijn advies is dan ook om deze goed te bewaren. Mocht er dan later iets mis gaan, dan kun je verwijzen naar de ongetekende overeenkomst. Maar natuurlijk is het beter om handtekeningen te hebben, want dan is je bewijslast makkelijker.

Marco Bezoet de Bie is juridisch en fiscaal adviseur bij NBC/Eelman & Partners. Mocht je als ondernemer een overeenkomst willen laten opmaken, een gemaakte overeenkomst laten toetsen of advies hoe je met een overeenkomst moet omgaan dan kun je woensdagochtend tussen 9.00 en 12.00 bij hem terecht tijdens het wekelijks juridische spreekuur. Dit spreekuur is vrijblijvend en een afspraak maken is niet nodig.

Deze uitdrukking heeft haar oorsprong in de oertijd, waarbij mensen letterlijk het gevaar van beren tegenkwamen en zich daartegen moesten bewapenen. Een kuil graven, een val maken, allemaal manieren om je te beschermen tegen beren.

In onze hedendaagse maatschappij is het letterlijke gevaar van beren zo goed als mogelijk uitgebannen (in ieder geval in ons land). Toch zijn die beren nog steeds aanwezig, alleen in figuurlijke zin. Voor de ondernemer zijn die beren vooral de risico’s van ondernemerschap en alle spelregels waaraan je moet voldoen. Het niet voldoen aan spelregels wordt veelal bestraft met (forse) boetes en/of verlies van aansprakelijkheidsbescherming. Het vervelende van al die figuurlijke beren is de hoeveelheid en vaak weet je niet eens welke beren je allemaal kunt tegenkomen. Als ondernemer heb je te maken met klanten, personeel, leveranciers, heel veel overheidsinstanties en een ontelbare hoeveelheid spelregels. Alleen al belastingwetten bestaan uit ruim 10.000 verschillende artikelen. Dat alleen al is overweldigend, maar je hebt ook nog te maken met bijvoorbeeld het Burgerlijk Wetboek, De Wegenverkeerswet (zie dat maar eens in verband met “Beren op de weg zien”), Wet ruimtelijke ordening en de Wet milieubeheer. Kent u ze allemaal?

Nu is het mijn vak om zoveel mogelijk beren te onderkennen en de ondernemer te helpen laveren tussen al die spelregels. Ook ik ken niet alle artikelen, maar bezit voldoende geestelijke bagage om te helpen bij al die spelregels en inzicht te krijgen in de (juridische en fiscale) risico’s. Daar waar ik de kennis ontbeer (sorry voor de woordspeling), zijn er genoeg specialisten op diverse vakgebieden waar ik naar kan doorverwijzen.

Een van die beren die ik vaak tegenkom (onder andere op mijn juridisch spreekuur op woensdag) is de ondernemer die zijn afspraken niet op papier heeft staan en daar pas achter komt als die afspraken onderwerp zijn van geschil. Ik kan dan hooguit helpen om de feiten te reconstrueren en te kijken of afspraken toch niet ergens (deels) zijn “vastgelegd”. En natuurlijk bij de ondernemer het besef kweken om voortaan zijn afspraken wel op papier te zetten. Met de huidige digitale  technologie is het ook steeds makkelijker om afspraken op “papier” te zetten. Eén bewaard mailtje kan soms het verschil maken.

Mocht je als ondernemer beren op de weg zien en jezelf afvragen hoe je ondernemersrisico’s kunt beperken, kom dan eens langs op mijn juridisch spreekuur op woensdagochtend. Wellicht kan ik je verder helpen en advies geven. Hoe je beren leert herkennen, of je te maken hebt met echte beren en belangrijker, hoe je ermee kunt omgaan. Als ondernemer is het goed om beren op de weg tegen te komen. Het zorgt voor een beter besef van de risico’s en uiteindelijk het beperken van die risico’s. Zodat jij beter, geruster en met nog meer plezier het ondernemersvak kunt uitoefenen.

Marco Bezoet de Bie is juridisch en fiscaal adviseur bij NBC/Eelman & Partners. Elke woensdagochtend tussen 9.00 en 12.00 uur kunnen ondernemers bij hem terecht met vragen op juridisch gebied. Dit spreekuur is vrijblijvend en een afspraak maken is niet nodig.