Kosten die werknemers maken tijdens zakelijke reizen – de tijdelijke verblijfkosten – kun je onder voorwaarden onbelast vergoeden aan jouw werknemers. Voor de hoogte van deze bedragen kun je wellicht aansluiten bij de bedragen die ambtenaren onbelast krijgen als ze op dienstreis zijn.

Gerichte vrijstelling

De vergoeding van de verblijfskosten kan alleen gericht vrijgesteld – en dus belastingvrij – worden als er sprake is van een tijdelijk verblijf. Jouw werknemer moet dan een zogenaamde ambulante werknemer zijn. Dat is het geval als jouw werknemer steeds naar verschillende arbeidsplaatsen reist of als hij/zij doorgaans 1 keer per week op maximaal 20 dagen naar dezelfde arbeidsplaats reist.

Let op! Reist een werknemer vaker dan 20 dagen naar dezelfde arbeidsplaats, maar met onderbrekingen en dus niet aaneengesloten? Bij een incidentele onderbreking loopt de referentieperiode waarin de 20 dagen berekend worden gewoon door. Dat is anders bij langere onderbrekingen. Dan begint een nieuwe referentieperiode voor het tellen van de maximale 20 dagen. Om te beoordelen of een nieuwe referentieperiode begint na een onderbreking, kun je contact met ons opnemen

Behalve aan ambulante werknemers kun je ook de tijdelijke verblijfkosten gericht vrijgesteld vergoeden van een werknemer die om zakelijke redenen (nog) niet bij de plaats van het werk gaat wonen. Dit is bijvoorbeeld het geval bij tijdelijke projecten of als de werknemer nog in de proeftijd zit.

Ambtenaren op dienstreis

Het is toegestaan om voor de vergoeding van de tijdelijke verblijfkosten aan te sluiten bij de onbelaste verblijfkostenvergoedingen die ambtenaren op dienstreis kunnen krijgen. Je mag dat doen voor werknemers die vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeren als ambtenaren op dienstreis. Verder is vereist dat je dezelfde vergoedingen toekent als volgens de cao Rijk en ook dezelfde voorwaarden hanteert. Denk hierbij aan bijvoorbeeld de minimale verblijfsduur en de in de cao Rijk genoemde hoogte van de vergoedingen.

Let op! De regeling is in 2024 aangescherpt. Voorheen was het namelijk voldoende als de voorwaarden vergelijkbaar waren. Had je al vóór 2024 een vergoedingsregeling, dan mocht je die in 2024 voortzetten. Vanaf 2025 moet je echter voldoen aan de nieuwe voorwaarden.

Vrijgestelde bedragen binnenlandse dienstreizen 2025

De vergoedingen en gericht vrijgestelde bedragen voor ambtenaren op binnenlandse dienstreizen zijn in 2025:

Let op! Behalve dat je moet aansluiten bij deze vergoedingen, moet je dus ook dezelfde voorwaarden hanteren. Deze voorwaarden vindt je in onderdeel 10.2 van de cao Rijk.

Uit de voorwaarden komt onder meer naar voren dat een ambtenaar die de kosten van de dienstreis declareert geen betaalbewijzen hoeft bij te voegen van bovenstaande uitgaven. Je kunt deze kosten daarom ook aan jouw werknemer vergoeden zonder dat deze een factuur of betaalbewijs hiervan overlegt. Uiteraard moet wel aannemelijk worden gemaakt dat de werknemer daadwerkelijk voor het werk heeft gereisd en overnacht.

Let op! Je moet dus aansluiten bij de bedragen in de cao Rijk. Voor zover de vergoeding op basis van deze cao hoger is dan het gericht vrijgestelde bedrag, vormt dat meerdere individueel loon bij de werknemer. Je kunt er ook voor kiezen het meerdere aan te wijzen in de vrije ruimte. Bij overschrijding van de vrije ruimte in een jaar ben je hierover 80% eindheffing verschuldigd.

Buitenlandse dienstreizen 2025

Ook voor buitenlandse dienstreizen geldt dat aangesloten moet worden bij de voorwaarden en bedragen in de cao Rijk (zie onderdeel 10.3 van de cao Rijk). De berekening van de bedragen voor buitenlandse dienstreizen is afhankelijk van de tijdelijke verblijfplaats. Een overzicht vindt je in bijlage 6 van de cao Rijk.

Tip! Wil je voor werknemers aansluiten bij de verblijfkostenvergoedingen die ambtenaren krijgen op een buitenlandse dienstreis, neem dan voor meer informatie contact met ons op.