Maak je gebruik van de vrije ruimte in de werkkostenregeling, de WKR, dan moet je zorgen dat jouw administratie hieromtrent op orde is. Anders loop je het risico dat datgene wat je daarin onderbrengt, belast wordt bij jouw werknemer.

Aanwijzen
Binnen de WKR bestaat de mogelijkheid om vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen onder te brengen in de vrije ruimte. Dit is belastingvrij zolang het totaal binnen de vrije ruimte blijft. Daarboven ben je als werkgever 80% eindheffing verschuldigd.
Om gebruik te maken van de vrije ruimte moet je desbetreffende vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen wel vooraf aanwijzen aan die vrije ruimte.

Let op! Doe je dat niet, dan is jouw werknemer hierover loonheffing verschuldigd.

Vormvrij
Het is niet expliciet vastgelegd hoe je moet aanwijzen aan de vrije ruimte. Zo’n aanwijzing kan bijvoorbeeld blijken uit arbeidsrechtelijke afspraken of uit de vastlegging hiervan in de administratie.

Goedkeuring: aanwijzing in het kalenderjaar
Om discussie te voorkomen over de vraag of aanwijzing vooraf heeft plaatsgevonden, gaat de Belastingdienst ervan uit dat aanwijzing heeft plaatsgevonden als de werkgever de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling niet bij de werknemer in de loonheffing heeft betrokken.

Let op! Deze zogenaamde goedkeuring voor de aanwijzing geldt alleen gedurende het kalenderjaar. De Belastingdienst gaat er dus in 2022 nog van uit dat bijvoorbeeld vergoedingen die je in 2022 niet bij jouw werknemers in de loonheffing betrekt, zijn aangewezen aan de vrije ruimte. Heb je deze aanwijzing in 2023 echter nog niet geregeld, dan worden de vergoedingen alsnog in 2022 bij jouw werknemers in de loonheffing betrokken.

Per abuis niet in loonheffing bij werknemer
De goedkeuring geldt niet als uit andere gegevens naar voren komt dat het jouw bedoeling was om de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling bij de werknemer in de loonheffing te betrekken, maar je dit per abuis niet hebt gedaan. Je kunt dan dus niet met terugwerkende kracht alsnog kiezen voor aanwijzing aan de vrije ruimte.

Goedkeuring: gerichte vrijstelling
Voldoet een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling aan de voorwaarden en grensbedragen voor een gerichte vrijstelling? Dan gaat de Belastingdienst er ook van uit dat aanwijzing aan de vrije ruimte heeft plaatsgevonden.

Tip! Om discussie met de Belastingdienst te voorkomen, is het altijd aan te raden om gewoon vooraf aan te wijzen aan de vrije ruimte. Is dat per abuis niet gebeurd, dan kun je je beroepen op de goedkeuringen. Controleer in ieder geval tegen het einde van het kalenderjaar of je aan jouw aanwijzingsplicht hebt voldaan. Hiermee voorkom je dat je alsnog loonheffing bij jouw werknemers moet inhouden.

Contact
Zijn er vragen over bovenstaand bericht, neem dan vooral contact met ons op via telefoonnummer 0222-314141 voor onze vestiging op Texel of 0223-612255 voor onze vestiging in Den Helder.