bewaren

Wat wil je weten over de digitale bewaarplicht?

Ondernemers dienen hun administratie in beginsel zeven jaar te bewaren. Administraties zijn tegenwoordig vergaand gedigitaliseerd en dus heeft de Belastingdienst de fiscale eisen hieromtrent toegelicht.

Gegevens raadplegen
De bewaarplicht houdt ook in dat de bewaarde gegevens te raadplegen moeten zijn. Dit betekent dat bijvoorbeeld oude apparatuur bewaard moet blijven als bepaalde digitale bestanden alleen op die manier te raadplegen zijn. Denk bijvoorbeeld aan de oude floppydisk of een eerdere Windows-versie.

Niet alleen Auditfile
De Auditfile Financieel is een uittreksel van het grootboek en wordt door de meeste boekhoudpakketten in Nederland ondersteund. Het is echter niet voldoende om alleen de Auditfile te bewaren, omdat hierin lang niet alle administratieve boekingen zijn opgenomen.

Conversie
Het is toegestaan om gegevens van het ene opslagmedium naar een andere over te brengen, zoals het scannen van een papieren document of de inhoud van een cd-rom naar een USB-stick. Hiervoor geldt wel de voorwaarde dat de conversie juist en volledig gebeurt, dat de geconverteerde gegevens gedurende de gehele bewaartermijn beschikbaar zijn en binnen redelijke tijd te reproduceren, leesbaar te maken en te controleren.

Papieren documenten niet bewaren
Als je aan genoemde voorwaarden voldoet, hoeven de originele documenten niet meer te worden bewaard. Daarbij zal de digitale versie de plaats innemen van het origineel. In principe kunnen alle documenten worden geconverteerd, met uitzondering van de balans, de staat van baten en lasten en van bepaalde douanedocumenten.

Elektronische communicatiemiddelen
Ook digitale agenda’s en berichten zoals via e-mail, WhatsApp, sms en Facebook dienen ook bewaard te worden, voor zover ze zakelijk zijn. Bij een controle moeten deze gegevens ter beschikking worden gesteld in de vorm waar de inspecteur om vraagt.

Let op! Als er geen duidelijke scheiding tussen zakelijke en persoonlijke informatie wordt aangebracht, moeten dus ook privégegevens worden bewaard.

Contact
Zijn er vragen over bovenstaand bericht, neem dan vooral contact met ons op via telefoonnummer 0222-314141 voor onze vestiging op Texel of 0223-612255 voor onze vestiging in Den Helder.

Pak de shredder er maar bij…

Het begin van het nieuwe jaar betekent dat je je archief weer kunt opschonen. Let wel op dat je sommige stukken niet te vroeg door de shredder doet. Als ondernemer heb je namelijk te maken met een fiscale bewaarplicht.

Bewaarplicht in beginsel zeven jaar
De fiscale bewaarplicht bedraagt in beginsel zeven jaar. Dit betekent dat je bijvoorbeeld de voorraad- en loonadministratie van 2013 na 31 december 2020 mag vernietigen. Er zijn echter uitzonderingen.

Termijn soms tien jaar
Akten en aankoopbewijzen inzake onroerend goed zul je sowieso niet snel weggooien, maar formeel bestaat hiervoor een bewaartermijn van tien jaar. Dit heeft onder meer te maken met de herzieningstermijn in de omzetbelasting voor onroerend goed van tien jaar.

Let op! Je moet de gehele administratie ook tien jaar bewaren als je elektronische diensten, radio- en televisieomroepdiensten en telecommunicatiediensten levert.

Termijn soms vijf jaar
Binnen de loonadministratie geldt soms een kortere bewaartermijn van vijf jaar. De volgende gegevens moet je ten minste vijf kalenderjaren na het einde van de dienstbetrekking bewaren:

loonbelastingverklaringen of formulieren met de gegevens voor de loonheffingen, zoals het Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen;
kopieën van het identiteitsbewijs;
kopieën van beschikkingen of verklaringen die je van de werknemer hebt gekregen.

Let op! Je moet ook de oude verklaringen en formulieren bewaren als deze zijn vervangen door nieuwe.

Contact
Zijn er vragen over bovenstaand bericht, neem dan vooral contact met ons op via telefoonnummer 0222-314141 voor onze vestiging op Texel of 0223-612255 voor onze vestiging in Den Helder.

bewaren

Kom in contact

Wij zijn er om jou te helpen!