Het publicatierapport moet eerder bij de Kamer van Koophandel gedeponeerd worden dan voorheen

In de Wet is vastgelegd dat de jaarrekening van een besloten vennootschap (hierna: B.V.) in de vorm van een publicatierapport gedeponeerd moet worden bij de Kamer van Koophandel. De deadline hiervoor is afhankelijk van de situatie. In dit artikel zullen wij de twee situaties toelichten.

Situatie 1: alle aandeelhouders van de onderneming zijn ook bestuurders

Het publicatierapport dient binnen 8 dagen na vaststelling van de jaarrekening tijdens de Algemene Vergadering van Aandeelhouders worden gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel.
Voorbeeld: als de jaarrekening is vastgesteld op 21 oktober, moet het publicatierapport uiterlijk 29 oktober zijn gedeponeerd.

Voor het opstellen van de jaarrekening krijgt een ondernemer met een B.V. vijf maanden de tijd na afloop van het boekjaar. Lukt dit niet, dan kan in de Algemene Vergadering van Aandeelhouders zes maanden uitstel worden verleend. Als het boekjaar gelijk loopt aan een kalenderjaar houdt dat in dat het publicatierapport over het jaar 2014, uiterlijk 30 november 2015 gedeponeerd moet zijn.

Situatie 2: niet alle aandeelhouders van de onderneming zijn ook bestuurders

Na het opstellen van de jaarrekening krijgen de aandeelhouders twee maanden de tijd om deze vast te stellen tijdens de Algemene Vergadering van Aandeelhouders. Na vaststelling dient het publicatierapport binnen 8 dagen te worden gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel.
Voorbeeld: als de jaarrekening is opgemaakt op 21 oktober en de notulen van de Algemene Vergadering van Aandeelhouders (waarin de vaststelling van de jaarrekening is opgenomen) worden goedgekeurd op 21 december, dan moet het publicatierapport uiterlijk 29 december gedeponeerd zijn.

Voor het opstellen van de jaarrekening krijgt een ondernemer met een B.V. vijf maanden de tijd na afloop van het boekjaar. Lukt dit niet, dan kan in de Algemene Vergadering van Aandeelhouders zes maanden uitstel worden verleend. Met de hiervoor genoemde extra twee maanden voor de goedkeuring in de Algemene Vergadering van Aandeelhouders, betekent dat in dit geval dat 31 januari 2016 de uiterlijke datum is voor het indienen van het publicatierapport over het jaar 2014.

Veranderingen

Voorheen hadden alle ondernemers met een B.V. dertien maanden de tijd om de publicatiestukken te deponeren. Met de komst van de Flex-BV is dit echter veranderd. De Wet stelt dat in situatie 1 de jaarrekening direct is goedgekeurd. Het bestuur heeft immers getekend. Daarmee is dus een deel van het uitstel (twee maanden) komen te vervallen. Tenzij uit de statuten van de onderneming blijkt dat er een aandeelhoudersvergadering nodig is voor het vaststellen van de stukken. Vanaf het boekjaar 2015 wordt het uitstel verder verkort. In de Algemene Vergadering van Aandeelhouders kan dan slechts vijf maanden in plaats van zes maanden uitstel worden verleend.

Sancties

Het is raadzaam om tijdig te deponeren, omdat u als ondernemer in feite een economisch delict pleegt dat strafbaar kan worden gesteld met een boete als u niet tijdig deponeert. Bij faillissement kunt u als bestuurder zelfs hoofdelijk aansprakelijk gesteld worden als er niet tijdig gedeponeerd is. Ook kan het Bureau Economische Handhaving (BEH) van de Belastingdienst een onderzoek instellen, dat kan leiden tot een strafrechterlijke veroordeling door de rechter.

 

Indien u wilt weten welke termijnen gelden in uw situatie dan kunt u uiteraard contact met ons opnemen.