Als ondernemer heb je het druk, je moet veel ballen in de lucht houden, de telefoon gaat continue en jouw mailbox stroomt vol. Onderdeel van jouw ondernemerschap is het maken van afspraken met klanten, leveranciers, personeel en andere relaties. Veel afspraken worden mondeling gemaakt, dat is wel zo praktisch en makkelijk. Vaak gaat dat ook goed. Toch geef ik altijd het advies om afspraken op papier te zetten, vooral die afspraken waarmee veel geld is gemoeid of een afspraak die wat langer duurt.

Waarom zou je een afspraak op papier zetten?

  • Je kunt niet alles onthouden.
  • De wederpartij kan ook niet alles onthouden
  • Jouw herinnering van de afspraken komt niet overeen met de herinnering van de wederpartij.
  • Je wilt jouw rechten beschermen en je wilt de ander herinneren aan diens verplichtingen.
  • Een mondelinge afspraak is wel heel rekbaar.

Ja maar, ik heb geen tijd om alles op papier te zetten.
Een heel herkenbaar en valide argument. Maar ga eens bij jezelf na wat het aan tijd kost als het mis gaat met de afspraak. Het gehakketak over wie nu gelijk heeft is tijdrovend en levert negatieve energie op. Het is altijd beter om iets op papier te hebben, dan helemaal niks. Geen tijd? Stuur de ander een mailtje met een puntsgewijze opsomming van de afspraken. Op dat moment ligt er al iets vast.

Ja maar, ik vertrouw de ander (een man een man, een woord een woord).
Kun jij je nog herinneren wat je op de eerste woensdag van de vorige maand hebt gegeten? En als dat lukt, kan jouw wederpartij zich ook nog herinneren wat hij/zij op die dag heeft gegeten? Hiermee wil ik duidelijk maken dat we simpelweg niet alles kunnen onthouden. Het gaat dus niet eens om vertrouwen in de ander, maar om vertrouwen in jezelf en of je alles kunt onthouden. Voorkom onduidelijkheid door afspraken op papier te zetten. Over herinneren gesproken en iets vastleggen:

“Ik ben al blij dat ik bij parkeren in een parkeergarage
een foto met mijn smartphone kan nemen van de plaats
(verdieping/vak) waar ik mijn auto heb geparkeerd. Als
ik dan drie uur later terugkom weet ik tenminste waar
ik mijn auto heb geparkeerd”.

Kun je wel alles op papier zetten?
Je kunt alles op papier zetten, maar niet elke afspraak is ook juridisch bindend. Soms zijn er wettelijke spelregels waar je eenvoudigweg niet van af kunt wijken. Zelfs niet als je gezamenlijk besluit om toch wel af te wijken. Om misverstanden te voorkomen is het in voorkomende gevallen raadzaam een jurist te raadplegen of jullie afspraken juridisch door de beugel kunnen.

Moet dat allemaal in juridische taal?
Nee, dat hoeft niet. Het is belangrijk dat je iets op papier zet en dat mag ook in eigen bewoordingen. Het is wel raadzaam om bij belangrijkere afspraken (hoogte financieel belang en/of duur waarvoor de afspraak geldt) de overeenkomst op te laten maken of te laten toetsen door een jurist. Een onduidelijke overeenkomst is namelijk ook een bron voor conflicten. En één woord of een zin kan al snel onduidelijk of dubbelzinnig zijn.

“Ik kocht bij een garage een tweedehands auto en de
garagedealer vertelde me dat de achterruit stuk was.
Ik zag geen noemenswaardig gebrek aan de achterruit.
Dus kocht ik de auto voor de gevraagde prijs. Totdat ik
wilde wegrijden en bleek dat de “achteruit” het niet deed.”

Ja maar, mijn wederpartij wil de overeenkomst niet ondertekenen.
Ook een niet ondertekende overeenkomst kan juridisch bindend zijn. Als partijen iets op papier hebben gezet en volgens die afspraken verder hebben gehandeld, dan is die overeenkomst gewoon een belangrijk stuk. Mijn advies is dan ook om deze goed te bewaren. Mocht er dan later iets mis gaan, dan kun je verwijzen naar de ongetekende overeenkomst. Maar natuurlijk is het beter om handtekeningen te hebben, want dan is je bewijslast makkelijker.

Marco Bezoet de Bie is juridisch en fiscaal adviseur bij NBC/Eelman & Partners. Mocht je als ondernemer een overeenkomst willen laten opmaken, een gemaakte overeenkomst laten toetsen of advies hoe je met een overeenkomst moet omgaan dan kun je woensdagochtend tussen 9.00 en 12.00 bij hem terecht tijdens het wekelijks juridische spreekuur. Dit spreekuur is vrijblijvend en een afspraak maken is niet nodig.